Políticas para el tratamiento de datos personales

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene la finalidad de establecer la metodología y las responsabilidades de manejo y tratamiento adecuado de los datos sensibles de los usuarios que ingresan y navegan en la página web www.rent-industrial.com y que son recolectados por la sociedad Rent Industrial S.A.S. en adelante (Rent). Garantizando así la protección y amparo del derecho fundamental de habeas data gobernado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El tratamiento de datos personales incluidos los datos sensibles e información de carácter institucional de los usuarios que sean recolectados a través de la Página Web (www.rent-industrial.com) y que sean almacenados en las bases de datos de Rent.

3. DEFINICIONES

• 3.1. Usuario / Titular: Toda persona que ingrese a la Página Web (www.Rent.com.co), navegue, hojee la página, acceda, diligencie el "formulario en línea" o esté interesado en adquirir los servicios y/o los productos allí contemplados.
• 3.2. Cliente / Titular: Usuario que adquiera los servicios y/o los productos en su condición de consumidor.
• 3.3. Página Web: Toda información que se publica en la web (www.rent-industrial.com) y de acceso a los usuarios.
• 3.4. Rent Industrial S.A.S. o Rent: Persona jurídica creada conforme a la legislación comercial de la República de Colombia, propietaria de la Página Web.
• 3.5. Formulario en Línea: Espacio en la web en la que el usuario y/o cliente suministra su información personal.

4. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS DATOS DE LOS TITULARES; USUARIOS - CLIENTES

• 4.1. Finalidad: La recolección y protección de la información de los usuarios que es almacenada en el "formulario en línea", cuya finalidad es usada para fines comerciales, remisión de productos y/o servicios comercializados por Rent.
• 4.2. Responsable: Rent es responsable de cumplir con el trámite referente a; solicitudes, consultas, rectificaciones, actualizaciones y supresión de los datos suministrados por los usuarios – Clientes.
• 4.3. Principios: Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por Rent en los procesos de acopio, uso y tratamiento de los datos personales.
  • a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recolectados por Rent tiene como finalidad garantizar la seguridad del tratamiento de los datos personales suministrados por el Titular a través del formulario en línea.
  • b) Principio de libertad: El tratamiento de datos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la previa autorización del Titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • d) Principio de transparencia: En el tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del titular a obtener información acerca de sus datos personales en cualquier momento y sin restricción alguna.
  • e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Rent se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• 5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que fueren recolectados por Rent.
• 5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Rent, en su condición de responsable del tratamiento de los datos.
• 5.3. Ser informado por Rent, previa solicitud del titular, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• 5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Rent.
• 5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• 5.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. DEBERES DE RENT EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LOS USUARIOS - CLIENTES

Rent tendrá presente en todo momento que los datos son de propiedad de los usuarios-clientes y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades en las que se encuentra debidamente autorizado, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre el tratamiento y protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Rent, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos de los usuarios-clientes:

• 6.1. Garantizar en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• 6.2. Solicitar en las condiciones previstas en el presente documento la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• 6.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• 6.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• 6.5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos., de conformidad con los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
• 6.6. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el Titular en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• 6.7. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
• 6.8. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• 6.9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• 6.10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. PROCEDIMIENTO

El presente procedimiento establece la metodología para la recolección, uso, actualización, supresión de datos de los usuarios - clientes por parte de Rent.

7.1. AUTORIZACIÓN Y PRIVACIDAD

El Titular de la información, usuario o cliente autoriza a Rent el tratamiento de la información al dar clic o señalando el enlace "Autorizo el tratamiento de mis datos personales y acepto recibir información por email según la política de privacidad".

• a) El Titular podrá presentar sus peticiones, quejas o reclamos frente al tratamiento de sus datos personales a través correo electrónico: gerenciaadministrativa@rent-industrial.com
• b) Publicación de "comunicado del régimen general de protección de datos" y como "aviso de privacidad" (redactado según artículo 15 del Decreto 1377 de 2013) empleando los siguientes medios:
  • - Página web de la Compañía.

7.2. CONSULTAS Y RECLAMOS

Rent garantiza el derecho a los usuarios - clientes de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento conforme a la ley. Así mismo, el usuario - cliente que considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Rent, utilizando para ello cualquiera de los canales señalados en el numeral anterior.

El término máximo para atender las consultas o reclamos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible su atención dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3. SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular tiene el derecho en todo momento de solicitar a Rent, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamiento realizados por Rent.

Rent podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario en atención a que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Rent. Igualmente, Rent podrá negar la supresión del dato, cuando su eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.

7.4. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Rent establece e implementa en el documento "Política Protección de Datos" las medidas para otorgar seguridad a los datos de los usuarios - clientes, evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como los protocolos de seguridad para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES QUE AUTORIZA EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El Titular de la información; usuario y/o cliente autoriza a Rent el tratamiento de la información sensible suministrada a través del formulario en línea.

9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS POR EL TITULAR

Rent en su carácter de responsable del tratamiento de los datos recopilados, incluye dichos datos en sus bases de datos y son utilizados para las siguientes finalidades:

• 9.1. Efectuar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, de comunicación comercial y actividades de marketing, promoción y/o publicidad propia o de terceros y de aquellas marcas, productos y servicios que comercializa Rent.
• 9.2. Venta, servicio al cliente, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros relacionados con el desarrollo de nuestro objeto social.
• 9.3. Contactar a los Titulares de los datos para efectos de enviarles física o electrónicamente (correo electrónico, mensaje de texto, WhatsApp, etc. etc.) información referente a los productos, servicios, ofertas, promociones, invitaciones, publicidad y servicios de Rent.
• 9.4. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios de Rent, así como, efectuar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con los productos y servicios de Rent.
• 9.5. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, aliados y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de Rent.
• 9.6. Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de Rent.
• 9.7. Facilitar la correcta ejecución de las compras de los productos y servicios.